Comment s’organiser en télétravail ? Les bonnes pratiques

« Lorsqu’on se retrouve en télétravail, comme ça a été le cas pour une partie des salariés durant les confinements successifs liés à la covid 19, il est crucial d’avoir une bonne organisation et des bonnes pratiques.« 

Lorsqu’on se retrouve en télétravail, comme ça a été le cas pour une partie des salariés durant les confinements successifs liés à la covid 19, il est crucial d’être à la fois organisé et discipliné. Une bonne organisation de télétravail est nécessaire. En effet, si le sentiment de liberté est bien présent, il est parfois compliqué de se concentrer quand le petit dernier de la famille pleure dans son lit, ou que le chat s’invite sur le clavier d’ordinateur.

Pour vous aider, nous allons vous donner dans cet article des pistes sérieuses pour vous améliorer en télétravail et répondre aux attentes de votre employeur. Vous allez voir que réussir à télétravailler efficacement par un bon équilibre vie privée/vie professionnelle. Il va falloir apprendre à dire non à certaines sollicitations de votre environnement.

L’efficacité en télétravail c’est aussi s’accorder des pauses

Il est indéniable que travailler en mode télétravail passe par le fait de découper ses journées efficacement, et ainsi prendre des pauses. En effet, si vous n’avez jamais expérimenté cette façon de travailler, vous pourriez penser qu’on peut enchaîner des heures de travail derrière son ordinateur sans sourciller.

Malheureusement, ce n’est pas aussi simple que ça. D’autant plus qu’une bonne partie des travailleurs à domicile ne vivent pas seuls : conjoint(e), enfants, chiens, chats… Font partie de votre quotidien, et à ce titre, il va falloir instaurer quelques règles de courtoisie. Sous peine de finir le confinement en guerre des tranchées !

Homme vs Femme

N’en déplaise aux féministes, la plus grosse partie du travail concernant l’éducation des enfants incombe encore aux femmes dans les années 2020. Pourtant, les femmes, comme les hommes, peuvent être concernées par le télétravail. Ainsi, si vous êtes une femme et que vous travaillez à domicile, et que vous devez rendre des comptes à votre boss, il va falloir gentiment faire comprendre à votre conjoint qu’un partage des tâches ménagères et éducatives s’impose.

Pourquoi ne pas demander à votre partenaire de jouer avec les enfants à une certaine heure, par exemple, et ensuite d’échanger les rôles ? Si votre conjoint travaille également à domicile, vous pouvez même planifier des heures de travail alternées entre son emploi du temps et le vôtre. Cela vous permettra de gérer toutes les tâches quotidiennes (ménage, courses, repassage, etc.).

Isolation

Le télétravail est l’occasion d’améliorer l’isolation de votre logement, si c’est nécessaire. Cela vous permettra de travailler dans un lieu parfaitement préservé des températures négatives extérieures l’hiver. Ou à l’inverse, de la canicule qui se fait de plus en plus forte chaque été.

Appareil de chauffage

Le télétravail, c’est également l’occasion de revoir la fiabilité et l’efficacité de vos appareils de chauffage. En effet, en travaillant à domicile en période hivernale, vous allez logiquement avoir tendance à consommer davantage d’énergie électrique, gaz, ou fioul. Il est donc important de s’assurer que vous possédez des appareils récents et peu gourmands en énergie.

Saison

Le télétravail peut avoir lieu en toute saison, même en plein mois d’août. Ainsi, si vous résidez en ville, et que vous avez besoin d’ouvrir la fenêtre pour laisser entrer un peu d’air (chaud), vous risquez d’être perturbé par le bruit d’un marteau piqueur, le passage d’un camion, les conversations de piétons, etc.

Aussi, nous ne pouvons que vous conseiller d’avoir une climatisation efficace à domicile, afin d’éviter les désagréments de la vie urbaine en laissant les fenêtres fermées.

Organisation du télétravail  : Avoir un espace dédié au télétravail permet de séparer vie professionnelle et personnel

Pour une bonne organisation du télétravail, il est indispensable d’avoir un espace de travail aménage consacré à votre activité professionnelle. Cet aménagement doit être en compte le coût du télétravail et si l’employeur ne prend pas en charge, vous avez  pour cela, vous avez plusieurs solutions simples à votre disposition : 

• Aménager une pièce de travail à domicile : si vous avez suffisamment d’espace chez vous, vous pouvez consacrer une pièce entière au télétravail, ou aménager un bureau dans la chambre de l’aîné qui est parti de la maison depuis quelque temps. Cela vous permet ainsi de pouvoir vous concentrer tranquillement sur les tâches que vous avez à effectuer sans être perturbé par l’environnement extérieur.

Cet espace devra être convenablement isolé, tant sur le plan acoustique que thermique. En effet, quoi de plus désagréable que d’entendre les plaintes des voisins du dessus, ou de frissonner parce que l’air passe par la fenêtre. Ce lieu doit être une véritable bulle de concentration.

• Travailler en coworking : de plus en plus populaire, cette méthode de travail collective recense dans la plupart des établissements des bureaux privés, des salles de réunions avec nombre de personnes limitées ou un open-space. Parfait pour choisir des moments de complète “intimité” professionnelle, et gérer les rapports avec vos collègues en toute  autonomie.

Cet espace de travail a néanmoins un coût non négligeable et devra être choisi en fonction de certains critères :

•  La qualité de ses installations : une acoustique moderne et une bonne isolation des pièces privées
•  La réputation du lieu : est-ce un endroit convivial dans lequel tout le monde se tire vers le haut, ou bien est-ce un espace coworking individualiste et froid ?

Car quoi de plus désagréable que de devoir supporter le bruit de la machine à café dans la pièce d’à côté, les conversations bruyantes des freelancers voisins, ou tout simplement des personnes peu avenantes au quotidien.

Apprendre à ne pas répondre au téléphone, aux mails ou Slack à partir d’une certaine heure

Nous avons vu précédemment les règles à suivre pour un télétravail efficace. Toutefois, se pose le problème du respect de la vie privée dans le cadre du travail à domicile imposé par l’ employeur. Il va falloir apprendre à ne pas répondre constamment aux sollicitations envoyées par téléphone, emails, et réseaux sociaux à certaines heures de la journée et de la nuit. 

Pour cela, il y a certaines règles de bon sens à mettre en pratique, encore une fois.

Gérer les appels concernant le travail 

Votre boss ou l’un de vos collègues souhaite vous passer un coup de fil à 23 h, alors que vous êtes tranquillement assis devant votre canapé avec la personne qui partage votre vie et vos enfants ? Plus facile à dire qu’à faire, mais il suffit de ne pas décrocher. C’est aussi simple que ça.

Vous avez peur des représailles ? La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) est très claire au sujet du respect de la vie privée par l’employeur : 

Comme tout traitement de données personnelles, un système de contrôle du temps de travail ou d’activités, qu’il s’effectue à distance ou « sur site », doit notamment :

• avoir un objectif clairement défini et ne pas être utilisé à d’autres fins ;
• être proportionné et adéquat à cet objectif ;
• nécessiter une information préalable des personnes concernées.

Source : CNIL 

De même qu’il est recommandé d’éteindre la caméra de votre ordinateur pour préserver votre privée. Enfin, sachez qu’en cas de réunion, vous n’avez pas l’obligation d’apparaître à l’écran si vous ne le voulez pas. Il en va de votre consentement, étant donné que vous vous situez dans un cadre privé.

Ne plus répondre aux mails à partir d’une certaine heure 

De même qu’à partir d’un certain horaire, vous n’êtes plus dans l’obligation de répondre aux emails envoyés par votre supérieur hiérarchique ou vos collègues. Les horaires de travail doivent être délimités à l’avance, afin d’éviter tout débordement sur votre vie privée. Ainsi, si votre journée de travail se termine à 18h, mais que vous recevez un mail à 18h05, vous n’avez pas à répondre avant de reprendre une nouvelle journée de travail. Il n’est plus que question donc d’organisation du télétravail, puisqu’encore une fois, la loi française est très claire là-dessus.

Quitter Slack ou autre pour se dégager du temps

Slack est une messagerie instantanée idéale pour le télétravail. C’est l’un des outils collaboratif des entreprises dans l’organisation du télétravail. Le problème, c’est qu’elle entraîne avec ce mode de fonctionnement des conséquences négatives sur la vie privée : envoi constant de messages, questions de la part de collègues, etc.

Fort heureusement, face à la multitude de canaux présents sur Slack, il est possible de quitter le réseau en mentionnant, via une petite pastille, que vous êtes absent, ou indisponible pendant une certaine durée. Comme pour tous les supports de communication, il est indispensable de préserver sa vie privée, et ainsi se dégager du temps pour soi et ses proches. Pour passer un bon confinement en famille, et concilier idéalement la vie privée et professionnelle.