Article mis à jour le 15 janvier 2025 par M & F
Le registre de copropriété est un outil indispensable pour l’immatriculation d’une copropriété. Il constitue la mémoire et les archives de la copropriété des immeubles bâtis. Souvent considéré comme un outil par excellence, un registre de copropriété a plus de valeur qu’un témoin de la gestion de la copropriété. C’est pourquoi cette procédure est obligatoire pour toutes les copropriétés de France et d’outre-mer. Mais qu’est-ce qu’un registre de copropriété et comment fonctionne-t-il ? Pour tout savoir sur la définition et le fonctionnement du registre de copropriété, poursuivez votre lecture.
Sommaire
Qu’est-ce que le registre de copropriété
Le registre des copropriétés est un registre en ligne permettant de recenser toutes les copropriétés résidentielles à usage d’habitat. Vous pouvez procéder à l’immatriculation d’une copropriété ou mettre à jour les données d’une copropriété sur le site du registre des copropriétés. Veuillez noter que les données collectées permettent de mettre en œuvre des politiques publiques qui aident les copropriétés.
L’annuaire des copropriétés et les statistiques sont également consultables sur le registre des copropriétés. Quant à la gestion des copropriétés déclarées, elle est assurée par le syndic de copropriétés qui peut renouveler un mandat ou déclarer un nouveau successeur.
Importance du registre de copropriété
Effectuer l’immatriculation de la copropriété
Un registre de copropriété vous permet de procéder à l’immatriculation de votre copropriété. C’est une formalité obligatoire qui concerne toutes les copropriétés des immeubles bâtis de France et d’outre-mer à usage d’habitation. Grâce à ce registre, il est possible de collecter des données sur les copropriétés et de mieux connaître leur état pour orienter les politiques publiques.
Il faut aussi préciser que le contenu du registre d’une copropriété existante est différent de celui d’un immeuble qui vient d’être mis en copropriété.
Par exemple, les informations qui peuvent figurer dans le registre d’une copropriété existante sont :
- le nombre de parcelles ;
- la nature des parcelles ;
- les données financières se rapportant au nombre et à la nature des parcelles (exercice comptable, montant du budget professionnel…),
- les données sur le bâtiment (nombre de bâtiments avec tickets énergétiques [si disponibles], nombre d’ascenseurs).
- l’existence de mesures de sauvegarde.
Respecter le règlement de la copropriété
En cas d’absence d’immatriculation ou d’un registre de copropriété à jour, des sanctions financières peuvent être infligées. Une mise en demeure peut être donnée au syndic de copropriété, notamment par l’Agence Nationale de l’Habitat (Anah) ou un copropriétaire.
Et si le registre n’a pas été réalisé dans un délai d’un mois suivant la mise en demeure, l’Anah pourra infliger une amende de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.
Ainsi, si les données du registre des copropriétés sont à jour, il y aura un versement de certaines subventions au syndicat des copropriétaires.
Comment consulter le registre de copropriété
Pour consulter le registre de copropriété, il faut aller sur un site Web dédié , registre-coproprietes.gouv.fr, qui répertorie toutes les copropriétés enregistrées. Entrer l’adresse de sa copropriété (si l’adresse est introuvable, essayez une autre orthographe). Ensuite, vous verrez tous les appartements enregistrés, immeuble par immeuble bâti.
Le registre de copropriété peut être consulté en présence de l’administrateur ou d’une personne désignée par le conseil syndical gestion à cette fin. De plus, ces négociations doivent être menées dans un délai raisonnable selon les modalités prévues par le règlement de copropriété.
En d’autres termes, tout syndicat peut imposer des règles d’accès au registre en fonction de sa situation réelle, par exemple en précisant la date et l’heure d’accès autorisé au registre. Il peut également exiger la nomination d’un des administrateurs pour ce faire, mais il peut également exiger une rémunération raisonnable à des fins de négociation. Cependant, les frais et conditions d’accès ne devraient pas restreindre indûment les droits des copropriétaires d’accéder au registre et à ces documents.
Le conseil d’administration n’a pas besoin de fournir toutes les données qu’il recueille aux copropriétaires. C’est par exemple le cas des informations personnelles concernant les copropriétaires. Dans le jugement, le tribunal a décidé que les copropriétaires ne pouvaient pas « accéder librement et intégralement aux livres de comptes du syndicat ». Ce sont des documents de travail ou « outils de gestion pour le conseil d’administration ».
De plus, dans un autre jugement rendu, il est ainsi libellé : Il est peu probable que le législateur ait l’intention d’être dans la copropriété divise, de sorte que chaque copropriétaire a le droit absolu de rechercher à sa guise dans tous les documents comptables, fiscaux, et autres, dont certains d’entre eux contiennent nécessairement des informations personnelles ou confidentielles.
Ainsi, si le registre de copropriété contient les informations personnelles des copropriétaires, locataires ou autres occupants de l’immeuble, ces informations ne peuvent être transmises aux copropriétaires ou aux acheteurs promis qui en font la demande.
Qui peut modifier le registre de copropriété ?
Le syndicat de copropriété
Le syndicat de copropriété est la première institution qui peut apporter des modifications au registre de copropriété. Une fois que l’immatriculation de la copropriété est effectuée dans le registre, il doit mettre à jour les données du registre chaque année et cela est obligatoire. Cette mise à jour annuelle a principalement pour objet la mise à jour des données financières de la copropriété en renseignant les comptes de l’exercice précédent et le nouveau budget intermédiaire voté par l’assemblée générale annuelle de l’ensemble des copropriétaires.
S’il y a une erreur, vous pouvez corriger intégralement les données déclarées au registre de copropriété. Pour cela, vous n’avez qu’à invoquer le droit d’accès et de rectification prévu par la loi Informatique et Libertés de 1978.
Le registre contenant l’identité des copropriétaires, il est destiné à servir de support de référence pour les droits de vote et de représentation dans l’assemblée des copropriétaires. Si en copropriété, une personne exerce le droit de vote sans en avoir le droit, cela entraînera des calculs de vote incorrects et peut soulever des contestations judiciaires des décisions prises. Par conséquent, il est extrêmement important de mettre à jour le registre régulièrement.
La mise à jour annuelle du registre national de copropriété doit être effectuée dans les deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Un représentant légal selon la désignation du syndic
L’administrateur ou le représentant temporaire des membres du conseil syndical peut également modifier le registre de copropriété lorsque certains événements se produisent. C’est par exemple le cas d’une dissolution du syndicat de copropriétaire ou de la division de l’immeuble entraînant le changement de syndic.
Quelques questions fréquentes sur le registre de copropriété
1. Qu’est-ce que le registre de copropriété ?
Le registre de copropriété est une base de données nationale qui recense toutes les copropriétés en France. Il vise à améliorer leur gestion et à offrir une meilleure transparence pour les copropriétaires, les gestionnaires et les pouvoirs publics.
2. Qui est responsable de l’immatriculation d’une copropriété ?
L’immatriculation est généralement à la charge du syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole. En l’absence de syndic, les copropriétaires doivent désigner un représentant pour effectuer cette démarche.
3. Quelles informations doivent être déclarées dans le registre ?
Les informations suivantes doivent être renseignées :
- Le nombre de lots principaux (logements, bureaux, commerces).
- L’année de construction de l’immeuble.
- Les données financières, comme le montant des charges et le budget prévisionnel.
- Les éventuelles procédures en cours pour impayés ou litiges.
4. Quels sont les délais pour immatriculer une copropriété ?
Toutes les copropriétés doivent être immatriculées dès leur création. Pour les copropriétés existantes, l’immatriculation est obligatoire depuis :
- Le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots.
- Le 31 décembre 2017 pour celles entre 50 et 200 lots.
- Le 31 décembre 2018 pour celles de moins de 50 lots.
5. Quelles sont les sanctions en cas de non-immatriculation ?
En cas de non-respect de l’obligation d’immatriculation, une amende administrative pouvant aller jusqu’à 20 € par lot et par semaine de retard peut être infligée au syndic. De plus, la copropriété ne pourra pas bénéficier de subventions publiques, comme celles pour la rénovation énergétique.
6. Comment immatriculer une copropriété ?
L’immatriculation se fait via le site officiel registre-coproprietes.gouv.fr. Le syndic ou le représentant des copropriétaires doit créer un compte, renseigner les informations requises et les mettre à jour annuellement.
7. Combien coûte l’immatriculation d’une copropriété ?
L’immatriculation initiale est gratuite. Cependant, certaines plateformes ou services d’aide proposés par des tiers peuvent facturer leurs prestations.
8. Est-il obligatoire de mettre à jour les informations chaque année ?
Oui, le syndic doit mettre à jour les informations sur le registre tous les ans, notamment les données financières, comme le budget prévisionnel et les charges de copropriété.
9. Comment vérifier si ma copropriété est immatriculée ?
Vous pouvez vérifier l’immatriculation de votre copropriété directement sur le site officiel du registre en utilisant l’adresse de l’immeuble ou son numéro de SIRET.
10. Quels sont les avantages de l’immatriculation pour les copropriétaires ?
L’immatriculation permet :
- D’améliorer la transparence sur la gestion financière et administrative.
- D’accéder à des subventions pour des travaux de rénovation.
- De prévenir les situations de copropriétés en difficulté grâce à un suivi renforcé.
Quelques modifications à apporter au registre de copropriété depuis le 1er janvier 2025.
Obligation de réaliser un Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) collectif pour les copropriétés de 50 à 200 lots.
Obligation pour les copropriétés de moins de 50 lots d’élaborer un Plan Pluriannuel de Travaux (PPT) à partir du 1ᵉʳ janvier 2025.
